メールの管理方法
私はメールアドレスを仕事用、私用、大学用、メルマガ用と使い分けている。
返信すべきメールの受信頻度は1日あたり5～15通とあまり多くない*1。3日くらいほうっておくとなにかと支障が出て電話がかかってくる。なんなら朝に受信したメールに夕方までに返信しないと電話が来る。こわい。
ここで取り上げる方法は上記程度の受信数なので、返信すべきメールの受信数がそれ以上となるとあまりおすすめできない。あまりにも受信数が多い場合には、即処理がベストらしい*2。
ここでは、大量の受信メールに埋もれてしまい、返信すべき重要なメールを見逃してしまっている人のために、私がやっているメールの管理方法を記事にしたい。
- 確認する必要がある頻度別にメールアドレスを使い分ける
メールアドレスは、それぞれ確認する必要がある頻度別*3に使い分けると便利だ。
緊急連絡が入るため毎日確認する必要があるのは仕事用、私用、大学用、一週間くらい見なくて大丈夫なのがメルマガ用のアドレスとしている*4。仕事用、私用、大学用のメールはスマートフォンや携帯電話でも受信できるように設定しておく。スマートフォンがあるのならGmailアプリを入れると便利だが、ないのならキャリアメールに転送するよう設定する。そうすれば、緊急で対応する必要があるものには、スマートフォンや携帯電話から返信すればよいし、緊急で対応する必要がなければ、PCの前に座った時に返信すれば良い。
また、おすすめのメールサービスとしてはGmailが便利である。迷惑メールやSNS、広告メールのフィルタリングが強力なので、自分でフォルダ分けするストレスが少なくて済む。Gmailで仕事用、私用、大学用のメールを一括で管理できるように転送してあるので、返信相手や送信相手によってメールアドレスは使い分けている。Gmailアプリの通知は受信トレイに受信が来た場合にのみ通知がくるので、自動で別フォルダに受信した場合には通知が来ない。ちなみに私はGmailアプリを入れているが、音通知は切ってある。
- メールアドレスのアカウント名に実名を入れるかどうか
仕事用、私用、大学用は、実名で使用しているウェブサービス*5を使用する際に登録している。実名で使用しているウェブサービスを介して知り合った場合の連絡手段が、メールアドレスであることが多いので、アカウント名に実名が入っていると相手にわかりやすくてよい。
メルマガ用は、ネット通販やネット記事をみる時、SNSといったウェブサービスを利用する際に登録が必要でメールアドレスを要求されるため、そこで使用している。つまりあまり信用のおけないウェブサービスを利用する際に登録に用いるためか、迷惑メールや広告メールが多い。Hotmail*6はアドレス単位や件名単位で自動削除できる機能がついているので、便利だ。ちなみにアカウント名に実名は入れていない。
- 受信トレイでTODOを管理する
以上のメールアドレスの使い分けによって仕事用等の実名で使用しているメールアドレスには最小限の返信すべきメールしか来ないようになっているはずなので、以下は返信すべきメールの管理について述べる。
昨今はだいたいメールで業務や飲み会等の連絡がくるので、TODOの管理をメールですると締め切りや予定、すべきことの漏れがない。
具体的には、受信トレイ*7には、基本的に受信して読み終わったら削除か返信してフォルダ分けをし、まだ返信していないものやまだ期日の来ていないものだけを残す。そうすれば、受信トレイには「すべきこと」「返信すべきもの」だけが残る。しかし、繰り返しになるがあまりにも受信数が多い場合には、以下の記事の通り、この方法はおすすめできない。
受信メール数の多い人ほど「to do」が明確になるようフォルダ分けを行い「インボックスを合理化」する傾向があるとのこと。ただし、タスクマネジメントの一環としてインボックスを「to doリスト」化しようとするのは効率的ではないとこの研究は示唆しているとのことである。
- フィルタリング機能を利用する
例えば、毎日大量のメールが送られてくるメーリングリスト*8が一つでもあると、他の重要なメールを見落としてしまう可能性が高まる。そこで、そのメーリングリスト用のフォルダをメールアドレス内に作成し、フィルタリング機能を使って件名やアドレスによって受信トレイをスキップして直接メーリングリスト用フォルダへ受信するよう設定する。これだけで、かなり受信トレイがスッキリする。
これだけでだいぶ受信トレイがすっきりするのではないだろうか。
おまけ
- 二日間以上返信ができない場合には、返信不可の自動返信機能を使う
送信相手にとって、いつ返信が来るのかわからない、またメールを見たかどうかわからないといった状況が最もストレスなので、返信できない期間があらかじめわかっている場合には返信不可の自動返信機能を使うのがおすすめである。
たいていのメールサービスには自動返信機能、というのがあるので利用しましょう。
*1:広告メールをいれると30～50通くらい
*2:一日数百通のメールを受信する指導教員談
*3:数時間以内に返信が欲しいメール、一両日中に返信がほしいメール、一週間以内に返信が欲しいメールと言った具合。
*4:メルマガ用にチケットぴあやe+の広告メールを受信してコンサートやライブチケットの申込期限が2日くらいしかないメールが来る場合もある。どうしても行きたいバンドの情報はメルマガに頼らず事前に調べておくか、もしくは諦めよう。
*5:図書館のメール通知サービス、Facebook、Linkedin、Google+、SlideShare、about.meなど
*6:現在はOutlookというフリーWebメールサービス http://www.microsoft.com/ja-jp/outlook-com/automate/
*7:メーラーやwebメールのメールアカウントを開いた時に一番初めに見る、受信メールの一覧
*8:仕事に係る全てのメールをCCする職場や、議論を行うグループのものなど
